Informatica/Procedimientos/Uso de Correo Electronico

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Introducción

Todos hoy en día disfrutamos de las ventajas de la comunicación a través de internet. ¿Quién no ha usado una red social, un programa de mensajería instantánea o un gestor de correos? La verdad es que aunque todos sabemos cómo utilizarlo pocos conocen la manera correcta de hacerlo ya que nadie controla nuestros actos a través de las redes, pero con ello podemos interrumpir y molestar el disfrute de otros usuarios. Aplicando todo esto al ámbito empresarial podremos reducir los problemas a cero y de esta manera mejorar el flujo de la información y ahorrarnos el tiempo que dedicamos a llamar al servicio técnico y el de este último que ocupa nuestros equipos mientras trabaja. No hace falta decir que aunque estos consejos optimizan el trabajo y evitan muchos problemas vuestros informáticos os quieren y os perdonarán y arreglarán los problemas que puedan surgir por no seguir las pautas.

Consejos

Archivos Adjuntos

  • Si la suma del total de los archivos adjuntos es inferior a 5 MB lo estás haciendo bien.
  • Si la suma del total de los archivos adjuntos está entre 5 y 10 MB es posible que tengas dificultades en función de la configuración del receptor.
  • Si la suma del total de los archivos adjuntos es superior a 10 MB plantéate otra manera de que reciba tus archivos:
    • Vía FTP y copiando la dirección de estos en el correo
    • Utiliza métodos de compresión con los programas WINRAR o ZIP para reducir el tamaño
    • Si es un correo interno utiliza las carpetas compartidas.
  • Nunca enviaremos archivos con extensiones .exe .bat o .sh porque siempre serán bloqueados y el correo nunca llegará.
  • Si enviamos muchos archivos lo recomendado es empaquetarlos utilizando WINRAR o ZIP y así enviar un solo archivo.
  • Si enviamos archivos con información sensible podremos proteger los documentos empaquetándolos y asignándoles una contraseña con WINRAR o ZIP.

Asuntos

  • Utiliza asuntos claros y concisos, como slogans, para una comprensión rápida.
    • Ej.: Nueva incorporación
  • Utiliza etiquetas como [factura] o [proyecto] para clasificar los mails
    • Ej.: [Urgente] visita de cliente
  • Utiliza datos fácilmente comprensibles y universales como fechas o números.
    • Ej.: Reunión 12-08-2011

Reenviados

  • Cuando reenvíes un mail asegúrate de que solo reenvías lo que necesitas. A veces no es necesario reenviar los archivos adjuntos ya que la información escrita es lo realmente interesante.

Para, Copias, Copias Ocultas y Grupos/Buzones

  • Un mail solo debe tener un destinatario, así sabremos a quien va dirigido y usaremos el campo Copia para otros destinatarios y así no generar dudas.
  • Cuando ponemos a alguien en copia es para involucrarle en la conversación. Al asegurarnos que solo reciben nuestros mails aquellos interesados ahorramos en malentendidos.
  • Utilizaremos Copia Oculta cuando tengamos una lista grande de contactos en vez del campo para. De esta manera protegeremos la intimidad de los receptores y solo pondremos en el campo Copia a aquellos que se le deba reconocer la intervención en la conversación.
  • Usaremos Grupos o Buzones para hacer llegar un correo a un grupo de personas a través de un solo destinatario.
    • Ej.:asesores@dominio.com (el mail enviado a asesores lo recibirá cada usuario que compone el grupo)

Archivos locales

  • Algunos gestores de correo almacenan los mails recibidos en archivos especiales y estos crecen a medida que se van acumulando. Si notas que tienes muchos correos o muy pesados avisa a tu informático de confianza para que empieces a almacenarlos en otro archivo y así evitar la pérdida de todo tu correo.
  • Los correos eliminados que van a la papelera mantenlos una semana para solucionar equivocaciones de una manera rápida.
  • Si un correo en la papelera lleva más de 15 días elimínalo definitivamente <<solo los muertos frescos se convierten en Zombis>>.
  • Tener un directorio o carpeta por cada asunto/cliente/usuario suele facilitar las cosas a la hora de mantener un orden y hacer búsquedas.
  • Si tu correo es importante avisa a tu informático de confianza para que deje copias en el servidor de ellos y poder tenerlos a salvo en un lugar seguro y accesible.

Eventos

  • Hay veces que la línea está siendo usada por otros compañeros. Si notas lentitud aguarda unos instantes y todo volverá a la normalidad.
  • Si necesitas alguna configuración especial en tu correo como “autorrespuesta”, “fuera de la oficina” o “redirección” avisa a tu informático de confianza para que las realice.
  • En caso de no poder acceder a tu correo ¡TRANQUILIDAD! no hay nada que no tenga solución, avisa a tu informático de confianza y el solucionará el problema.